Toplantılarda Kaybedilen Zamanı Geri Kazanmak İçin 5 Yöntem

Toplantılarda Kaybedilen Zamanı Geri Kazanmak İçin 5 Yöntem
Toplantılarda Kaybedilen Zamanı Geri Kazanmak İçin 5 Yöntem

Toplantılarda Kaybedilen Zamanı Geri Kazanmak İçin 5 Yöntem

İş yerlerindeki toplantılar kimi zaman mesai saatlerinin büyük bir bölümünü kaplayabiliyor ve haliyle de bu toplantılar iş verimliliğinin düşmesine neden oluyor.

Düzenlenen çoğu toplantı aslında gerektiğinden fazla sürüyor ve toplantı sürelerinin uzaması nedeniyle çalışanlar işlerini tam yapamıyor ve kimi zaman da ekstra mesai yapmak zorunda kalıyorlar. Bunun önüne geçmek aslında mümkün. Bunu yapabilmek için de toplantılarda kaybettiğiniz zamanı geri almanız gerekiyor. Bunu nasıl yapabileceğinizi de bu rehberde işleyeceğiz.

Toplantı sürelerini kısaltın

Ortalama bir toplantı yaklaşık olarak bir saat kadar sürüyor; ancak bu süre aslında gereğinden uzun bir vakit. Bu toplantıların bir kısmı, konu ile ilgili olmayan konuşmalarla geçiyor. Bu ölü vakitleri geri kazanmak için toplantı sürelerinizi kısa tutun.

Toplantı saatlerinizi belirlerken 15 ile 30 dakika arasında bir süre belirleyin. Konudan konuya göre bu süreler değişebilir; ancak toplantılara hazır gelinmesi halinde 15 dakikalık kısa toplantılar dahi ekibin işleri toparlamasına yardımcı olacaktır.

İlgili departmanları ve kişileri çağırın

Toplantılara katılan kişiler de aslında oldukça önemlidir. Toplantı ile ilgisi olmayan kişileri çağırmak, bu kişilerin zamanlarını çalmaktan başka bir şey olmamaktadır. Bu nedenle de toplantılarınızı ayarlarken, konu ile ilgilenen kişileri seçin ve toplantı davetlerinizi bu kişilere gönderin.

Tam zamanında toplantıya başlayın

Toplantı sürenizi kısa tuttuğunuz için elinizdeki zaman önemli olacaktır. Bu nedenle de toplantılarınıza tam zamanında başlamanız gerekiyor. Toplantıya katılacak olan kişileri bu konu hakkında detaylı bir şekilde bilgilendirin ve geç kalınmaması gerektiğinin üzerinde durun. Böylelikle toplantı saatinde herkes bulunursa, zamanında başlayarak hızlı bir şekilde konuya giriş yapabilirsiniz.

Önceden çalışın ve katılımcıların da çalışmalarını isteyin

Toplantıların uzamasının bir diğer sebebi ise toplantıya katılan kişilerin hazırlıksız bir şekilde gelmeleri oluyor. Toplantı öncesinde konu ile ilgili bir ön çalışma yapmanız gerekecektir. Katılımcılardan da bilgiler istiyorsanız, toplantı öncesinden onların da hazır bir şekilde gelmelerini talep etmelisiniz. Aksi takdirde bu hazırlıksızlıklar yüzünden toplantı süreniz uzayacaktır.

Toplantının konusunda sapmayın

Uzayıp giden toplantılarda genellikle asıl konudan sapılarak farklı konulara da giriş yapılıyor. Bu durumdan kaçınmanız oldukça önemli. Her bir toplantı için bir ana başlığınız olsun. Toplantı sürecinde farklı konulara girmek, sürenin uzamasına neden olacaktır. Konuya hazır olmayan kişiler bu toplantıdan verimli bir şekilde ayrılamazlar ve onları bu konuda bilgilendirmeye çalışırken de vakit kaybedersiniz. Farklı bir konu için yeni bir toplantı oluşturmanız ve toplantı öncesi herkesin ön çalışma yapmasına fırsat sunmanız gerekiyor.

 

Kaynak:ideasoft

About Blog Admin

Bunlara Bakmak İster misiniz?

E-ticaret Sitenizi Açtınız, Peki Sonrasında Ne Yapmanız Gerekiyor?

E-ticaret Sitenizi Açtınız, Peki Sonrasında Ne Yapmanız Gerekiyor?

E-ticaret Sitenizi Açtınız, Peki Sonrasında Ne Yapmanız Gerekiyor? E-ticaret altyapı sistemleri sayesinde bir online satış …

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir